Contraintes et impondérables lors de l’organisation d’évènement professionnel ou privé : comment les gérer ?

Même s’il semble simple d’organiser et de mettre en place un événement d’entreprise ou privé (cercle familial ou amical), il n’est pas impossible de se confronter à des situations complexes comme les contraintes ou les impondérables de dernière minute.

Nous avons déjà présenté les astuces pour une mise en place sans faille de vos événements dans un article précédent. Dans le présent article, nous souhaitons aborder une facette plus préoccupante de notre métier : la gestion des contraintes et des impondérables.

Il est important de travailler avec un partenaire fiable pour l’organisation de votre événement… nous vous expliquons pourquoi …

Les contraintes et les impondérables

Par définition, une contrainte est une exigence liée à un usage ou à une nécessité. Un impondérable, quant à lui, est la survenue d’un événement non prévisible ayant des conséquences notables et importantes sur la tenue de la manifestation.

Les contraintes d’organisation d’un événement :

Budget : la définition du budget prévu pour l’événement influe directement sur les choix de prestations.

Temps : le délai octroyé à l’organisation de la manifestation peut limiter les disponibilités des partenaires.

Disponibilité des lieux : certains lieux, pourtant adéquats pour votre séminaire ou votre mariage, offrent une disponibilité très restreinte. Ou encore, le délai de la prise de décision peut être trop long et générer la non-disponibilité du lieu.

Règlementation : certains lieux ou certains événements imposent un respect strict des règles sanitaires ou de sécurité.

Logistique : selon le nombre d’invités, leur provenance géographique ou encore la durée de l’événement, il faut gérer tous les aspects de leur déplacement (transport, hébergement, restauration …)

Technique : tout événement (séminaire, kick-off, mariage, baptême…) nécessite une parfaite coordination technique : électricité, vidéos, son, lumière …

Les impondérables :

Météorologique : une manifestation extérieure peut être totalement remise en cause en cas d’intempéries.

Sanitaire : la situation COVID en est un exemple très récent et très marquant

Logistique : un mouvement de grève des sociétés de transports, par exemple, provoquera une réduction drastique du nombre d’invités présents et remettra en question la bonne tenue de l’événement.

Annulation d’un prestataire en dernière minute : « et si le traiteur n’était plus en mesure d‘assurer le service ? » (serveurs en nombre insuffisant, contrôle sanitaire…) ? Il est essentiel de s’assurer de la fiabilité des partenaires sélectionnés et leur prestation (restauration, animation, hébergement, décoration…)

Indisponibilité du lieu suite à un incident : malheureusement, nul n’est à l’abri d’un incident ou d’un accident de la vie, pouvant rendre un lieu indisponible au dernier moment (inondation, incendie…)

Technique : pour des raisons souvent indépendantes de notre volonté, il arrive parfois que nous ne soyons pas en mesure d’utiliser les outils techniques (sons, images, vidéos…) pourtant indispensables au bon déroulement du programme (coupure de courant par exemple)

Gestion de situations par MLB Créatrice d’Ambiances

Même un événement organisé minutieusement durant des mois peut être annulé pour des causes extérieures. Il est important de pouvoir solutionner ces phénomènes, imprévisibles par définition, et donc d’anticiper solutions alternatives.

Lorsque cela est envisageable, prévoir un plan B ou « plan de secours » peut s’avérer utile.

Muriel et son équipe ont déjà dû réagir face à des imprévus. La réactivité et la flexibilité de MLB Créatrice d’Ambiances a permis le bon déroulement des événements malgré une gestion d’urgence et dans le stress.

En 2019, pour la présentation internationale d’une nouvelle gamme de produits (lien vers l’article) un mouvement social très suivi en France, a contraint notre équipe à réagir très vite quant au changement de date de la manifestation prévue initialement le 5 décembre, date du mouvement social annoncé. Pourtant organisé dans ce lieu mythique qui n’est autre que la Tour Eiffel, Muriel a géré la situation d’une main de maître. Quelques jours avant la tenue de l’événement d’entreprise, l’équipe MLB Créatrice d’Ambiances a tout mis en œuvre pour avancer l’événement d’une journée ! Les invités venaient de plusieurs pays du monde alors autant dire que la contrainte logistique ne fut pas une mince affaire !

Et des exemples, il y en a d’autres : des compositions florales bloquées à Roissy pour contrôle phytosanitaire, une seule et unique salle pour mettre en place une cérémonie laïque et un repas à suivre de plus de 200 personnes (soit 22 tables !) donc…. tout réagencer en mois de 2h !!!

Délestez-vous de toute cette charge et de tout ce stress !

Il est souvent bien plus serein de laisser les experts accomplir leurs missions. Faites confiance à notre équipe de professionnels, plus réactive et plus flexible grâce à son expérience.

MLB Créatrice d’Ambiances est prête à étudier votre demande.

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